El DeCA digital es obligatorio desde octubre de 2026: ¿está tu empresa preparada?

A partir del 5 de octubre de 2026, el Documento de Control Administrativo (DeCA) para el transporte público de mercancías por carretera en el ámbito nacional deberá ser exclusivamente digital. El papel deja de tener validez legal. Y el reloj ya está en marcha.

Esta medida, impulsada por el Ministerio de Movilidad dentro del marco de la Ley de Movilidad Sostenible, no es una recomendación: es una obligación legal para todas las empresas que prestan o subcontratan servicios de transporte de mercancías por carretera en España.

Si tu empresa mueve mercancía, ya sea con flota propia o a través de terceros, necesitas leer esto.

¿Qué es exactamente el DeCA y por qué cambia ahora?

El DeCA —antes conocido como carta de porte— es el contrato que certifica el transporte de mercancías entre el cargador (quien encarga el porte) y el transportista (quien lo ejecuta). Hasta ahora podía gestionarse en papel, con sus copias en blanco, amarillo y rosa que muchos conductores llevan desde hace décadas.

Con la nueva normativa, ese papel desaparece. La documentación deberá generarse, firmarse y conservarse a través de plataformas electrónicas homologadas, con firma digital certificada y trazabilidad total de la operación.

El objetivo es claro: digitalizar el control del transporte de mercancías para reducir emisiones, mejorar la trazabilidad y modernizar un sector estratégico para la economía española.

¿A qué empresas afecta esta ley?

Aquí está la clave que muchas empresas no tienen del todo clara:

La ley no afecta solo a las empresas de logística. Afecta a cualquier empresa que subcontrate servicios de transporte, siempre que el importe del porte supere los 150 €. Es decir:

Una empresa de logística o transporte que gestiona portes propios o ajenos: obligada.
Una fábrica, distribuidora o comercializadora que de vez en cuando subcontrata un camión para entregar su producto: también obligada, en esa operación concreta.
Una empresa que usa exclusivamente su propia flota para distribuir su mercancía: por el momento, no está obligada… aunque la tendencia del sector apunta a que esta exención será temporal.

Además, la ley contempla que cualquiera de las dos partes (cargador o transportista) puede ser quien emita el documento digital. Esto abre una pregunta importante: ¿quién lo gestiona en tu empresa? ¿Tienes ya una plataforma para hacerlo?

Esta normativa aplica exclusivamente al transporte nacional. El transporte internacional se rige por su propia regulación (eCMR a nivel europeo), aunque las soluciones tecnológicas actuales permiten gestionar ambos documentos desde una misma plataforma.

¿Qué ocurre si no se cumple?

Sin documento digital válido, firmado por ambas partes, el porte no tiene cobertura legal. Si un agente de tráfico para el vehículo y el conductor no puede acreditar el DeCA digital, la consecuencia es una sanción económica para ambas partes: cargador y transportista.

No disponer de una solución homologada a tiempo no es una opción.

Octubre está más cerca de lo que parece

Implantar una solución de gestión documental digital no es algo que se haga en una tarde. Requiere integrar el sistema con el ERP de la empresa, configurar los flujos de firma, formar al equipo y, si la empresa también trabaja con Sage, aprovechar esa integración para que todo funcione de forma automatizada.

Las empresas que ya están en proceso de implantación llevan meses de ventaja. Las que esperan al último momento se van a encontrar con un calendario muy ajustado, especialmente teniendo en cuenta que el verano está en medio.

Onerbox: la solución integrada con Sage para cumplir la ley y ir mucho más allá

Desde Salvia 365 trabajamos con Onerbox, un software de gestión logística integrado con Sage 200 que permite cumplir con la nueva normativa del DeCA digital y, al mismo tiempo, transformar la forma en que tu empresa gestiona sus operaciones de transporte y distribución.

Onerbox no es solo firma electrónica. Es una suite completa que incluye:

Gestión documental certificada (LogiSign) Generación automática del DeCA digital y la carta de porte nacional, con firma biométrica desde dispositivo móvil o tablet. La firma está certificada bajo la ley eIDAS europea e ISO 27001, con una empresa de autentificación con más de 20 años de experiencia en España, también integrada con Sage para contratos financieros. Cada documento queda almacenado durante 5 años y es accesible mediante QR en cualquier momento.
Notificaciones automáticas a todas las partes En cuanto el transporte queda documentado y firmado, el sistema notifica por correo electrónico, WhatsApp o SMS a conductores, transportistas e incluso receptores finales, con acceso al documento digital. Sin llamadas, sin papel, sin mensajes por WhatsApp manual.
Optimización de rutas y control de flota en tiempo real Onerbox calcula rutas teniendo en cuenta distancias reales, peajes, restricciones de altura y peso, tráfico estadístico y tiempos de descanso. Los gestores de tráfico ven en tiempo real dónde está cada vehículo sin necesidad de llamar al conductor.
Cálculo de costes por porte y por vehículo Uno de los puntos más potentes: el sistema calcula el coste real de cada porte (combustible, mantenimiento, conductor, peajes, seguros…) y lo retroalimenta directamente en Sage. Así, el departamento de contabilidad tiene datos exactos, no estimaciones.

¿Y si mi empresa no está obligada por la ley?

Esa es precisamente la pregunta que más nos hacen. Y la respuesta es: la ley es una puerta de entrada, no el único motivo para digitalizar.

Muchas empresas que no están directamente obligadas por la normativa ya están apostando por Onerbox porque les resuelve problemas que llevan años arrastrando:

Conductores que gestionan su trabajo por WhatsApp.
Incertidumbre sobre si los portes son rentables o no.
Falta de trazabilidad en las entregas.
Departamentos administrativos gestionando papeles que podrían automatizarse.

El momento de actuar es ahora

Octubre de 2026 no está lejos. Y entre el verano y los plazos de implantación, el margen real para actuar con calma es el que hay ahora mismo.

Desde Salvia 365 te acompañamos en todo el proceso: desde el análisis de tu situación hasta la puesta en marcha de Onerbox integrado con tu Sage, con demos personalizadas y soporte continuo.

¿Quieres saber si tu empresa necesita adaptarse a la nueva normativa o simplemente ver cómo funciona Onerbox en la práctica?