La aplicación gratuita de facturación de la AEAT: qué es y por qué la mayoría de empresas no debería usarla
Desde octubre de 2025, la Agencia Tributaria tiene disponible en su sede electrónica una aplicación gratuita de facturación pensada para cumplir con el reglamento VERIFACTU. Es una noticia que ha generado bastante ruido, y no es raro: muchas pymes y autónomos han visto en ella la posibilidad de olvidarse de pagar un programa de facturación.
Pero antes de dar ese paso conviene entender bien qué es esta herramienta, para quién está pensada realmente y qué se deja fuera. En Salvia365, como Partner Platinum de Sage, lo vemos casi a diario: la aplicación de la AEAT puede ser suficiente para un perfil muy concreto, pero para la mayoría de negocios con cierta actividad, seguir dependiendo solo de ella puede salir caro en tiempo, en errores y en oportunidades perdidas.
Qué es la aplicación gratuita de facturación de la AEAT
Según la propia sede electrónica de la Agencia Tributaria, la aplicación gratuita de facturación permite a los contribuyentes generar facturas electrónicas y enviar directamente a la AEAT los registros de facturación, cumpliendo así con el Reglamento VERI*FACTU aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
Se accede desde la sede electrónica, dentro del apartado «Información y gestiones» → «IVA» → «Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU», identificándose con Cl@ve Móvil, certificado electrónico o DNI electrónico.
Un matiz importante que suele pasarse por alto: la propia AEAT advierte que esta aplicación funciona en un entorno real. Las facturas que se generan con ella no son una simulación ni una prueba: tienen trascendencia tributaria desde el momento en que se emiten. Para hacer pruebas sin que las facturas tengan efectos reales, la Agencia Tributaria ofrece por separado un entorno de pruebas externas.
Para quién está pensada realmente
La propia AEAT lo deja claro en su documentación: la aplicación está dirigida principalmente a profesionales, autónomos y empresas con baja facturación que no dispongan de un software propio o prefieran una alternativa gratuita.
No existe límite de facturas (ni anual, ni mensual, ni semanal), y solo permite expedir facturas en nombre propio, salvo que se actúe como representante con los apoderamientos específicos correspondientes registrados ante la Agencia Tributaria.
En otras palabras: es una solución de mínimos, pensada como red de seguridad para quien factura poco y de forma muy simple, no como una herramienta de gestión.
Lo que la aplicación de la AEAT no hace
Aquí es donde conviene ser honestos, porque es la parte que casi nunca se explica del todo:
- No se integra con tu contabilidad. Cada factura hay que introducirla manualmente en el formulario web; no hay conexión automática con un ERP, con la contabilidad ni con la gestión de cobros y pagos.
- No gestiona clientes, proveedores ni stock. Es una herramienta de facturación pura, sin ningún tipo de CRM, control de inventario o gestión comercial.
- No está pensada para varios usuarios trabajando a la vez, ni para repartir tareas entre distintos departamentos o empleados.
- No ofrece informes de gestión (ventas por cliente, márgenes, previsión de tesorería…), algo imprescindible en cuanto una empresa crece mínimamente.
- No incluye soporte comercial dedicado. Es una herramienta pública de la Administración, no un servicio con acompañamiento personalizado ante dudas del día a día de tu negocio.
De hecho, el propio ecosistema de proveedores de software especializados en VERIFACTU coincide en un punto: las empresas con un volumen alto de facturación, o que necesiten integraciones con sistemas contables o de gestión documental, seguirán necesitando un software de facturación homologado que cumpla los requisitos de VERIFACTU.
Por qué un ERP certificado como Sage sigue siendo la opción recomendada
Si tu actividad va más allá de emitir unas pocas facturas sueltas al mes, un ERP certificado como Sage 50 o Sage 200 aporta justo lo que la aplicación de la AEAT no cubre:
Automatización real del proceso de facturación. Generación de facturas recurrentes, conciliación bancaria automática, control de vencimientos y avisos de cobro, sin tener que introducir cada dato a mano.
Integración completa con tu contabilidad. Cada factura emitida se refleja automáticamente en tu contabilidad, sin duplicar trabajo ni arrastrar errores de traspaso manual.
Gestión de clientes, proveedores y stock en un solo sitio. No se trata solo de facturar, sino de tener una visión completa del negocio: qué cliente compra más, qué producto rota menos, qué proveedor tarda más en servir.
Escalabilidad. Un ERP crece contigo: si hoy eres autónomo y mañana contratas a tu primer empleado, o si tu empresa empieza a facturar a otros países, el sistema se adapta sin tener que empezar de cero con otra herramienta.
Soporte y acompañamiento. Como Partner Platinum de Sage, en Salvia365 no solo instalamos el software: acompañamos a cada cliente para que la adaptación a VERIFACTU, a la factura electrónica y a cualquier cambio normativo se haga sin sustos, con un equipo que responde cuando surge una duda real.
Entonces, ¿cuándo tiene sentido usar la aplicación gratuita de la AEAT?
Para ser justos, hay perfiles para los que la aplicación de la AEAT es una opción razonable, al menos como primer paso:
- Autónomos que emiten muy pocas facturas al mes y no prevén crecer a corto plazo.
- Profesionales que empiezan su actividad y todavía no necesitan gestión de clientes, stock o informes.
- Negocios que ya tienen resuelta su contabilidad por otra vía y solo necesitan un canal puntual para facturar.
Fuera de estos casos —cualquier empresa con empleados, con varios productos o servicios, con necesidad de controlar costes y márgenes, o simplemente con la intención de crecer— apoyarse solo en una herramienta de mínimos suele traducirse en más horas de trabajo administrativo, no en menos.
Cómo saber qué opción te conviene
Antes de decidir, hazte estas preguntas:
- ¿Facturas más de unas pocas veces al mes o a varios clientes distintos con condiciones diferentes?
- ¿Necesitas que tu facturación se refleje automáticamente en tu contabilidad?
- ¿Tienes o vas a tener empleados que también necesiten acceder al sistema?
- ¿Gestionas stock, proyectos o necesitas informes para tomar decisiones?
- ¿Prevés crecer en los próximos 12 meses?
Si has respondido «sí» a dos o más preguntas, un ERP certificado va a ahorrarte más tiempo (y más de un quebradero de cabeza) que la aplicación gratuita de la AEAT.
¿Quieres saber qué solución encaja mejor con el tamaño y la actividad real de tu empresa? En Salvia365 te ayudamos a valorarlo sin compromiso, con la garantía de trabajar con un ERP certificado y adaptado a VERI*FACTU desde el primer día.
¿Tu empresa ya se ha quedado pequeña para una app de facturación básica?