Cómo cumplir con la factura electrónica
La factura electrónica ya no es una opción: es una obligación legal inminente para empresas y autónomos. Pero cumplir con la normativa no tiene por qué ser complicado, siempre que se cuente con las soluciones adecuadas.
En este artículo te explicamos qué debes tener en cuenta y qué tipo de software de factura electrónica necesitas para operar conforme a la ley, sin complicaciones técnicas ni riesgos de sanción.
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¿Por qué necesitas adaptarte?
Con la entrada en vigor de la Ley 18/2022, todas las operaciones comerciales entre empresas y autónomos (B2B) deberán gestionarse mediante factura electrónica estructurada.
Esto implica el uso de herramientas digitales que:
- Generen facturas en formatos válidos (como Facturae)
- Incluyan firma electrónica
- Garanticen la trazabilidad, integridad y conservación de los documentos
- Sean compatibles con los sistemas del cliente y de la Agencia Tributaria
Soluciones para cumplir con la factura electrónica
Cumplir con la ley requiere algo más que digitalizar una factura en PDF. A continuación, te contamos qué soluciones de factura electrónica necesitas tener en cuenta:
Software de facturación electrónica
Lo más importante es contar con un programa homologado, es decir, que cumpla con los requisitos técnicos exigidos por la normativa (Ley Antifraude y futura Ley Crea y Crece).
Este tipo de software permite:
- Emitir facturas electrónicas válidas y firmadas digitalmente
- Cumplir con la trazabilidad exigida por la Agencia Tributaria
- Conservar los documentos de forma segura y ordenada
- Compartirlos con clientes o proveedores desde una misma plataforma
Si el software no está homologado o no permite el envío estructurado de datos, no será válido ante la ley.
Firma digital
Toda factura electrónica debe ir acompañada de una firma digital válida. Esto asegura la autenticidad del emisor y evita la manipulación del contenido.
Algunos programas de facturación ya integran esta función, mientras que otros requieren certificados digitales externos. Lo importante es que el sistema esté conectado a una identidad verificada.
Soluciones adaptadas a tu tipo de empresa
Cada negocio tiene necesidades distintas. Por eso, lo ideal es contar con una solución escalable, que se adapte a:
- Pymes con ciclos de venta simples
- Empresas con varios departamentos o puntos de venta
- Autónomos que facturan a otras empresas
- Negocios que operan online y offline
Contar con un software factura electrónica flexible te permite crecer sin cambiar de herramienta cada vez que tu operativa se vuelve más compleja.
¿Qué es un programa homologado y por qué importa?
Un programa homologado es aquel que cumple con los criterios establecidos por la Agencia Tributaria para garantizar:
- Integridad de los datos
- No alteración posterior de facturas
- Registro de eventos y trazabilidad
- Identificación única por operación
- Emisión de facturas en tiempo real si así lo requiere la normativa
Usar un programa no homologado puede exponerte a sanciones o hacer que tus facturas no tengan validez legal ante una inspección.
Ventajas de anticiparse
Implementar soluciones de factura electrónica con antelación tiene múltiples beneficios:
- Evitas sanciones futuras
- Formas a tu equipo sin prisas
- Te adaptas sin interrupciones en tu operativa
- Mejoras tus procesos contables y de cobro
Cumplir con la normativa de factura electrónica no tiene por qué ser un problema si cuentas con un software homologado y adaptado a tu negocio. Las soluciones de factura electrónica adecuadas no solo te permiten cumplir la ley, sino también mejorar la eficiencia y la organización de tu empresa.
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